Dans l’exercice des activités commerciales, la facture joue un rôle essentiel. C’est un outil qui assure non seulement la transparence de vos opérations mais également leur légalité. Cet article vous orientera sur comment rédiger une facture correctement, en respectant les mentions obligatoires et en s’appuyant sur des exemples concrets.
Sommaire
Définition d’une facture
Une facture est un document commercial qui témoigne d’une transaction de vente de biens ou de prestation de services entre deux parties : le vendeur et le client. Elle contient des informations essentielles qui détaillent la transaction, tels que le prix, la quantité, le montant total ainsi que les coordonnées du vendeur et du client.
Usage d’une facture
La facture est utilisée à plusieurs niveaux dans l’entreprise. Elle permet notamment de justifier les ventes réalisées et sert de base pour comptabiliser les recettes. Elle est aussi utilisée pour le suivi des paiements clients et la relance en cas de retard de paiement. Enfin, elle constitue une preuve de la réalisation de la vente ou de la prestation de services en cas de litige avec le client.
Impératif de délivrance d’une facture
Délivrer une facture est non seulement une obligation légale pour toutes les entreprises, mais c’est aussi un gage de professionnalisme. En effet, chaque prestation de services ou vente de biens doit être matérialisée par une facture remise au client. Cette règle s’applique que le client soit un particulier ou un professionnel.
| Type de client | Facture obligatoire |
|---|---|
| Professionnel | Oui |
| Particulier | Oui |
Distinctions entre prestation de services et commercialisation de biens dans un modèle de facture
En fonction de l’activité de l’entreprise – vente de biens ou prestation de services -, le contenu de la facture peut varier. Pour une vente de biens, la facture doit détailler le type de produit, la quantité vendue, le prix unitaire et le montant total. Pour une prestation de services, il faudra préciser le type de service réalisé, le temps passé, le tarif horaire et le montant total.
Format d’un modèle de facture
Il n’y a pas de format standard pour une facture. Cependant, elle doit être claire et lisible. Elle peut être rédigée sur papier ou sous forme électronique. La facturation électronique est aujourd’hui largement privilégiée pour sa simplicité et son efficacité. Quel que soit le format choisi, il est essentiel d’y inclure toutes les mentions obligatoires.
Mentions incontournables sur un modèle de facture
Mentions requises universellement sur les factures
Quelle que soit la nature de votre activité, certaines mentions sont obligatoires sur toutes les factures. Il s’agit notamment de :
- la date d’émission de la facture,
- le numéro de la facture,
- l’identification du vendeur et du client,
- la désignation des biens ou services vendus,
- le montant hors taxe,
- le taux de TVA applicable,
- et le montant total à payer.
Ne pas inclure ces informations peut entraîner des amendes.
Mentions spéciales dans un modèle de facture
Certaines activités nécessitent des mentions spécifiques sur la facture. Par exemple, pour les ventes à distance, il est nécessaire d’inclure des informations relatives à la livraison. Pour les prestations de services dans le domaine du bâtiment, certaines mentions relatives aux assurances professionnelles sont requises. Il est donc essentiel de se renseigner sur les particularités liées à votre secteur d’activité.
Sources pour obtenir un modèle de facture gratuitement
Il existe de nombreux sites internet où vous pouvez trouver des modèles de factures gratuits. Ces modèles, souvent fournis en format Word ou Excel, sont facilement personnalisables pour correspondre à vos besoins.
Néanmoins, assurez-vous qu’ils contiennent toutes les mentions obligatoires. De nombreuses plateformes proposent également des logiciels de facturation qui génèrent automatiquement des factures en respectant les normes en vigueur.
Conséquences de non-observation des normes de facturation
Le non-respect des règles de facturation peut entraîner des conséquences importantes pour l’entreprise. En effet, en cas d’omission d’une mention obligatoire, l’entreprise s’expose à une amende administrative dont le montant peut aller jusqu’à 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.
Possibilité de facturer sans SIRET
Le SIRET est le numéro d’identification unique de chaque entreprise. Il est indispensable pour émettre des factures en France. Sans numéro SIRET, vous ne pouvez pas facturer légalement. Il est donc essentiel de s’assurer que votre entreprise est bien enregistrée avant de commencer à facturer.
Rédaction d’une facture en tant qu’auto-entrepreneur
En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes également tenu de délivrer une facture pour chaque vente ou prestation de services. Cependant, étant soumis à un régime simplifié, certaines mentions sont spécifiques.
Par exemple, vous devez indiquer que vous êtes dispensé d’immatriculation en vertu de l’article L123-1-1 du code de commerce. De plus, si vous êtes exonéré de TVA, vous devez mentionner « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Mentions indispensables sur une facture
Numéro et date d’émission de la facture
Chaque facture doit comporter un numéro unique qui permet de l’identifier. Ce numéro est généralement attribué de manière séquentielle pour assurer une traçabilité des transactions. La date d’émission de la facture, qui correspond souvent à la date de la vente ou de la prestation de services, doit également être indiquée.
Identification du destinataire de la facture
La facture doit mentionner l’identification complète du destinataire. Pour un client professionnel, cela comprend : le nom de l’entreprise, l’adresse du siège social et le numéro d’identification comme le numéro SIRET ou le numéro de TVA intracommunautaire. Pour un particulier, seul le nom et l’adresse du client sont requis.
Mentions légales pour chaque produit ou service commercialisé
La facture doit détailler chaque produit vendu ou service réalisé. Cela comprend : la désignation du produit ou du service, la quantité, le prix unitaire et le montant total. Pour les prestations de services, il est souvent nécessaire de préciser la durée de la prestation.
Régimes spéciaux majeurs en matière de TVA et leurs mentions indispensables
La TVA est un impôt indirect sur la consommation. En fonction du régime fiscal de votre entreprise, vous pouvez être exempté de TVA. Dans ce cas, vous devez mentionner sur votre facture « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Si vous êtes soumis à la TVA, vous devez indiquer le taux applicable à chaque produit ou service et calculer le montant total de la TVA qui s’ajoute au montant hors taxe.
Mentions requisites selon le statut du vendeur
Mentions sur une facture d’exportation
Pour les ventes à l’export, des mentions spécifiques sont requises sur la facture. En particulier, vous devez mentionner que les biens sont destinés à être exportés hors de l’Union européenne. De plus, si la vente est exemptée de TVA, vous devez mentionner la disposition légale qui prévoit cette exemption.
Mentions sur une facture associative
Les associations loi 1901 sont soumises à des règles spécifiques en matière de facturation. Elles doivent notamment mentionner leurs numéros d’identification, le détail des biens vendus ou services rendus et le montant total dû. Si l’association est exonérée de TVA, elle doit également mentionner cette information.
Mentions sur une facture proforma
Une facture proforma n’est pas une facture en tant que telle mais un document commercial qui sert de proposition commerciale. Elle doit contenir les mêmes informations qu’une facture mais doit porter la mention « Facture proforma » pour indiquer qu’elle ne constitue pas une demande de paiement.
Mentions sur une facture d’auto entrepreneur
En tant qu’auto-entrepreneur, les mentions à inclure sur vos factures sont sensiblement les mêmes que pour les autres entreprises. Cependant, vous devez également indiquer que vous êtes dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM). Si vous êtes soumis à la franchise de TVA, vous devez mentionner « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Nécessité de fournir une facture à un non-professionnel
Même si le destinataire de la facture est un particulier, il est nécessaire de lui délivrer une facture. C’est une obligation légale pour toutes les entreprises. De plus, la facture permet au particulier d’avoir une trace de l’achat et peut lui servir en cas de besoin pour faire valoir ses droits, notamment en cas de garantie.
Conséquences de l’omission des mentions indispensables sur une facture
L’omission d’une mention obligatoire sur une facture peut entraîner des sanctions pour l’entreprise. Il peut s’agir d’une amende administrative qui peut atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. En outre, en cas de litige avec le client, l’absence d’une mention obligatoire peut rendre la facture nulle et non avenue.
Nouvelles mentions indispensables sur les factures à partir du 1er juillet 2024
A partir du 1er juillet 2024, de nouvelles mentions seront obligatoires sur les factures émises par les entreprises. Il s’agit notamment de l’adresse de courrier électronique et du numéro de téléphone du vendeur, ainsi que de l’indication du lieu de conclusion du contrat si celui-ci a été conclu hors établissement.
Possibilité de créer une facture à la demande
Vous avez la possibilité de créer une facture à la demande de votre client, même si celui-ci ne vous l’a pas expressément demandée. C’est un service que vous pouvez offrir à vos clients pour leur faciliter la gestion de leurs achats. Cependant, il est important de respecter toutes les règles de facturation, y compris l’inclusion de toutes les mentions obligatoires.
Vérification de la conformité d’une facture
Il est essentiel de vérifier la conformité de chaque facture avant son émission. Cette vérification doit porter sur le respect des mentions obligatoires, la concordance entre les informations de la facture et celles du bon de commande, et l’exactitude des calculs. En cas d’erreur, il est nécessaire d’émettre une facture rectificative.
