En entreprise, les transactions financières sont, le plus souvent, réalisées avec les cartes bancaires personnelles par les membres. Pourtant, il existe des cartes bancaires professionnelles spécialement destinées à cet effet pour les dépenses, que ce soit en ligne ou à l’international. Celles-ci offrent bien des avantages aussi bien pour le personnel que pour l’entreprise dans sa globalité.
Sommaire
Faciliter les transactions pour les employés
Les cartes bancaires professionnelles permettent de séparer les sphères professionnelle et privée au sein d’une entreprise. En effet, il arrive que les employés avancent des fonds de leurs budgets personnels lors de dépenses liées à l’entreprise. Cela présente de nombreux inconvénients liés à la gestion des frais.
Le salarié se voit dans l’obligation de concevoir des documents justificatifs des dépenses qu’il transmettra au comptable. Celui-ci devra vérifier ces dépenses avant de procéder au remboursement du salarié. Le processus étant long et fastidieux, le personnel aura du mal à engager des fonds personnels pour les dépenses professionnelles de l’entreprise.
Utiliser les cartes pros évite donc d’avoir à rassembler les notes de frais et justificatifs de paiement fournis par le personnel pour contrôler les dépenses. De plus, les employés n’auront plus besoin d’attendre des jours ou des semaines pour se faire rembourser les frais qu’ils auraient engagés personnellement. Cela contribue à motiver le staff et booster sa productivité.
Mieux gérer les notes de frais
Gérer les notes de frais est une activité chronophage pour le personnel de l’entreprise. Cela demande de saisir les dépenses pros effectuées dans Excel ou le logiciel de gestion utilisé par l’entreprise. Avec une carte bancaire professionnelle, ce processus est hautement simplifié.
Les cartes bancaires pros permettent de générer automatiquement des relevés détaillés des dépenses réalisées. Elles sont reliées au compte professionnel de l’entreprise et à une plateforme digitale. Ainsi, les transactions effectuées y sont directement inscrites et peuvent être exportées dans Excel ou le logiciel de gestion de note de frais. Le gain de temps que cela permet est considérable et le personnel peut vaquer à d’autres tâches plus importantes et productives.
Contrôler et sécuriser les dépenses professionnelles
Faire un suivi et contrôle des dépenses de l’entreprise est l’un des avantages clés des cartes bancaires professionnelles. Lorsqu’un employé effectue une dépense avec sa carte pro, ce mouvement est automatiquement enregistré sur une interface digitale. Il est alors possible de suivre l’évolution des dépenses pour mieux les contrôler. Par ailleurs, les cartes affaires peuvent être plafonnées afin d’éviter les sorties de grosses sommes d’argent. Elles permettent ainsi une excellente visibilité sur les dépenses de l’entreprise tout en offrant la sécurité.
En matière de sécurité, la carte bancaire professionnelle offre un système qui permet de la contrôler à distance. Ainsi, en cas de vol ou de perte, il est possible de la bloquer pour éviter l’utilisation frauduleuse par un tiers. Il est d’ailleurs recommandé de prévoir une carte affaire pour chaque employé lors de l’ouverture de compte bancaire en ligne ou en agence. Cela évite d’avoir à mettre les activités en pause lors de la perte de la seule carte dont ils disposeraient.
Bénéficier d’une assurance avec les cartes bancaires professionnelles
Avoir une carte bancaire professionnelle permet de faire face aux éventuels risques pouvant survenir. En cas de vol ou de perte de la carte par exemple, vous pouvez obtenir une indemnisation de la part de votre banque. Il est également possible d’avoir une assurance santé pour prendre en charge les frais d’hospitalisation ou d’accident du personnel.
Les cartes bancaires professionnelles offrent aussi des assurances sur le plan juridique, le rapatriement de personnel, l’acheminement de dossiers, la location de véhicule, etc. Cela varie selon le type de carte et aide à limiter au maximum les éventuels dégâts.
