Les employeurs sont dans l’obligation de transmettre chaque mois un bulletin de paie à leurs salariés. Ils peuvent le faire en main propre, par voie postale ou encore en ligne. Quand ils décident de le faire par voie électronique, l’usage d’un coffre-fort numérique leur est recommandé. Qu’est-ce donc que cet outil ? Pourquoi sa mise en place est-elle recommandée ? Retrouvez notre analyse dans cet article.
Sommaire
C’est quoi un coffre-fort numérique ?
Ce coffre-fort se présente comme un espace personnel numérique qui permet à l’utilisateur de transmettre des fiches en toute sécurité à ses employés. Ces derniers peuvent également y accéder afin de consulter leurs différents bulletins de paie. L’usage d’un coffre-fort électronique n’est pas obligatoire. Cependant, cet outil est de plus en plus recommandé, car il offre une bonne garantie de protection des différentes données et informations personnelles des salariés d’une entreprise. Outre ce premier avantage, ce coffre-fort numérique offre plusieurs autres avantages.
Quels sont les avantages de ce coffre-fort pour les bulletins de paie ?
Les bénéfices que propose ce coffre-fort sont multiples. On peut notamment évoquer :
La protection des données individuelles des employés
Ce coffre-fort électronique offre la possibilité de protéger les données des employés. En effet, la fiche de paie renferme de multiples informations personnelles des salariés comme :
- Nom et prénoms ;
- Numéro de sécurité sociale ;
- Adresse du domicile du salarié.
Pour ces raisons, il est nécessaire que l’employé veille au fait que ces données restent en sécurité. Cette protection de la paie est un avantage qu’offre la fiche de paie.
Rendre le processus de paie plus simple
Ce coffre-fort offre aussi la possibilité à l’employeur de gagner en temps puisque les bulletins sont édités beaucoup plus rapidement et simplement. À cet effet, les bulletins de salaire simplifiés ont fait leur apparition depuis 2018 pour rendre la gestion de paie plus facile.
Favoriser l’accès aux employés
Ce coffre-fort numérique facilite l’accès des fiches de paie aux salariés. À cet effet, l’employeur garantit aux employés une disponibilité des bulletins durant une période d’au moins 50 ans et 6 ans suite au départ à la retraite.
Quelles conditions remplir pour mettre en place ce coffre-fort ?
Pour mettre en place un coffre-fort électronique, l’employeur doit remplir quelques conditions. Tout d’abord, il doit informer l’employé de la dématérialisation. En effet, la loi présume un accord pour la dématérialisation des fiches de paie. Cependant, l’employeur doit informer ses salariés de ce fait et de toute modification en cas d’erreur. Ensuite, l’employeur doit respecter les normes RGPD, règlement européen qui détermine les règles en matière de traitement des données personnelles. De fait, tout employeur est tenu de suivre ces normes. Pour rappel, le choix du coffre-fort numérique assure à l’employeur que les données personnelles de ses salariés ne seront pas divulguées par des tiers. Enfin, il est conseillé à l’employeur de consulter les mentions obligatoires d’une fiche de paie avant la mise en place du coffre-fort électronique.
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